Пакет Adobe Acrobat
Преобразование файлов Microsoft Office (Windows)
В программу Acrobat Standard изначально заложена эффективная работа с приложениями Microsoft Office. He выходя из приложения Microsoft Office, вы можете создавать файлы
Adobe PDF и рассылать их по электронной почте, а ваши друзья и коллеги смогут без малейших затруднений открыть ваши документы, на какой бы платформе они не работали - Mac OS, Windows или UNIX. Вы можете даже, не выходя из приложения Internet Explorer, преобразовывать в файлы
Adobe PDF страницы Web и печатать их без ущерба для внешнего вида и функциональности страниц.
Этот урок предназначен для пользователей тех систем Windows, в которых установлены приложения Microsoft Office - Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Outlook и Internet Explorer. Если в вашей системе не установлено ни одно из этих приложений корпорации Microsoft, то вы не сможете выполнить этот урок. В таком случае, если вы вовсе не пользуетесь приложениями Microsoft Office, просто опустите этот урок и переходите к Уроку 4, где обсуждается преобразование файлов различных форматов в файлы
Adobe PDF.
В этом уроке вы научитесь выполнять следующие задачи:
Преобразовывать файлы Microsoft Word в файлы Adobe PDF.
Преобразовывать заголовки и стили документов Word в закладки документа
Adobe PDF.
Преобразовывать комментарии в документах Word в примечания документов
Adobe PDF.
Защищать файлы Adobe PDF паролями.
Изменять параметры преобразования документов в формат Adobe PDF.
Преобразовывать файлы Microsoft Excel и отсылать их для онлайнового просмотра.
Преобразовывать файлы в формат Adobe PDF и прикладывать их к электронным письмам приложения Microsoft Outlook.
Выполнение этого урока займет около 60 минут.
Если нужно, удалите папку предыдущего урока со своего жесткого диска и скопируйте на него папку
Lesson03\Win.
Пользователи систем Windows должны разблокировать файлы уроков, прежде чем воспользоваться ими. Подробности можно найти во введении, в разделе, посвященном копированию файлов из компакт-диска книги.
О программе PDFMaker
Для создания файлов Adobe PDF из документов приложений Microsoft Office используется программа PDFMaker, которая автоматически устанавливается вместе с программой Acrobat Standard. При инсталляции программы Acrobat Standard к панелям инструментов и строке меню приложений Microsoft Office автоматически добавляются панель инструментов и меню, позволяющие исполнять команды преобразования документов Microsoft Office в формат
Adobe PDF. С их помощью можете также исполнять команды для настройки параметров преобразования документов в формат
Adobe PDF, отсылки файлов PDF по электронной почте, а также для запуска процесса просмотра файлов
PDF по электронной почте. При этом вам не придется даже выходить из вашего приложения Microsoft Office. Полную информацию о поддержке программой Acrobat различных приложений и версий Microsoft Office можно найти на Web-сайте компании Adobe (www.adobe.com).
Программа Acrobat добавляет в ваше приложение Microsoft Office кнопки и меню,
которые позволяют быстро преобразовать файл в формат Adobe PDF
А. Кнопка Convert to Adobe PDF (Преобразовать в Adobe PDF)
В. Кнопка Convert to Adobe PDF and Email
(Преобразовать в Adobe PDF и отослать) С. Кнопка Convert to Adobe PDF and Send for Review (Преобразовать в Adobe PDF и отослать для просмотра)
Для того чтобы кнопки и меню программы PDFMaker корректно установились в окнах офисных приложений, следует установить приложения Microsoft Office еще до установки программы Acrobat Standard. Если вы устанавливаете приложение Microsoft Office уже после установки Acrobat Standard, то можно использовать команду
Help * Detect and Repair (Справка *Просмотр и исправление) в меню программы Acrobat, чтобы задним числом установить кнопки и меню программы PDFMaker. Если и после этого вы не увидите кнопки и меню Acrobat, выберите в меню команду
View *Toolbars (Вид * Панели инструментов) в своем приложении Office и убедитесь, что панель инструментов
PDFMaker 6.0 помечена галочкой.
По существу, программа Acrobat устанавливает одни и те же кнопки и команды для создания файлов
PDF, создания и рассылки файлов PDF и создания и рассылки файлов
PDF для просмотра в приложениях Word, PowerPoint и Excel. В принципе, в интерфейсе Acrobat/Office могут быть различия, специфические для каждого приложения Office. Например, в приложении Excel программа PDFMaker предоставляет возможность преобразования в документ
PDF всей рабочей книги, которой нет в приложениях Word или PowerPoint. И, тем не менее, вы сможете полностью выполнить задачи во всех разделах этого урока, даже если в вашей системе установлено только одно приложение Microsoft Office, например, Word. Просто следуйте действиям, предлагаемым в каждом разделе, опуская шаги, специфичные для обсуждаемого приложения, и используйте файл урока, который предназначен для того приложения Microsoft Office, которое у вас есть. (Однако чтобы выполнить задания в разделах «Преобразование файла из Microsoft Outlook» и «Преобразование Web-страниц из Internet Explorer», вы должны установить в своем компьютере приложения Microsoft Outlook и Internet Explorer).
Преобразование в формат Adobe PDF файлов Microsoft Word
Приложение Word является популярной авторской программой, позволяющей легко создавать документы различных типов. Для удобства работы с документами пользователи Word нередко применяют стили для форматирования заголовков и создают гиперссылки. Кроме того, по ходу просмотра документа Word пользователи могут вставлять в документ примечания.
Когда вы создаете документ Adobe PDF из вашего документа Word, вы можете преобразовать стили и заголовки документа Word в закладки программы Acrobat, а комментарии преобразовать в примечания Acrobat. Все гиперссылки в документе Word сохраняются. Ваш файл Adobe PDF
будет выглядеть в точности так же, как файл Word, и сохранит все свои функциональные возможности. Но в то же время он будет равно доступен для пользователей всех платформ (Mac OS, Windows, UNIX), независимо от того, установлено или нет в этих системах приложение Word.
О файле Microsoft Word
Во-первых, рассмотрим файл Word и займемся его преобразованием в файл Adobe PDF.
1 Запустите приложение Microsoft Word.
2 Выберите в меню команду File * Open (Файл * Открыть). Выделите файл
Our_Wines.doc, расположенный в папке Lesson03\Win, и щелкните мышью на кнопке
Open (Открыть). Затем выберите в меню команду File * Save As (Файл * Сохранить как), присвойте файлу имя
Our_Wines1.doc и сохраните в папке Lesson03\Win.
3 Если нужно, в меню Zoom (Масштаб) выберите команду Whole Page (Страница целиком), чтобы видеть всю страницу.
4 Наведите указатель мыши на заголовок «Awards» (Награды) и щелкните кнопкой мыши, чтобы создать точку ввода. Обратите внимание, что стиль Word озаглавлен «Chamberg Title». (Если нужно, откройте окно Styles and Formatting (Стили и форматирование), выбрав в меню команду Format * Styles and Formatting (Формат * Стили и форматирование), чтобы просмотреть стили и параметры форматирования).
Отобразите имя стиля Word щелчком мыши на заголовке
5 Теперь наведите указатель мыши на заголовок «PinotNoir» и щелкните кнопкой мыши, чтобы создать точку ввода. Обратите внимание, что теперь стиль
Word озаглавлен «Chamberg Heading».
Сейчас мы используем эту информацию для преобразования ваших стилей Word в закладки документа
Adobe PDF. Заметьте также, что в документ добавлен комментарий Word, предлагающий исправить ошибку правописания. В этом разделе вы убедитесь, что в документе
PDF этот комментарий преобразуется в примечание программы Acrobat.
Комментарии Word автоматически преобразуются в комментарии Adobe PDF
Преобразование заголовков и стилей Word в закладки документа PDF
Если документ Word содержит заголовки и стили, которые требуется преобразовать в закладки документа Adobe PDF, то следует идентифицировать эти заголовки и стили в диалоге
Acrobat PDFMaker. Стили заголовков Word от Heading 1 (Заголовок 1) до
Heading 9 (Заголовок 9) преобразуются автоматически, причем с сохранением своей иерархии. Чтобы преобразовать эти девять стилей в закладки
Adobe PDF, изменять параметры преобразования в файл Adobe PDF не нужно. Однако поскольку заголовки, которые используются в документе Our_Wines1.doc, форматированы без использования стилей от Heading 1 (Заголовок 1) до
Heading 9 (Заголовок 9), вы должны гарантировать преобразование этих стилей заголовков документа
Word в закладки файла Adobe PDF.
1 В строке меню приложения Word выберите команду Adobe PDF * Change Conversion Settings (Adobe PDF
* Изменить параметры преобразования).
Настройка параметров преобразования документа Word в документ Adobe PDF выполняется в диалоге Acrobat PDFMaker
Параметры преобразования файлов приложений Microsoft Office в файлы Adobe PDF
задаются в диалоге Acrobat PDFMaker. Вкладки в этом диалоге изменяются в зависимости от приложения Microsoft Office. Поскольку сейчас вы работаете в
приложении Microsoft Word, в диалоге Acrobat PDFMaker присутствуют вкладки Word и
Bookmarks (Закладки). Далее в этом уроке мы будем открывать диалог Acrobat PDFMaker из приложений
PowerPoint и Excel. В этих приложениях имеются только вкладки Settings (Настройки) и
Security (Безопасность).
2 Щелкните мышью на вкладке Bookmarks (Закладки).
На этой вкладке вы задаете, какие именно заголовки и стили документа Word преобразуются в закладки документа
Adobe PDF. Автор документа Our_Wines1.doc форматировал заголовки стилями, и сейчас мы настроим программу так, что эти стили документа Word преобразуются в закладки документа
PDF.
3 Прокручивайте вниз список закладок и стилей, пока не найдете стили Chamberg Title и
Chamberg Heading.
4 Наведите указатель мыши на пустой квадратик в столбце Bookmarks (Закладки) напротив стиля
Chamberg Title и щелкните на нем кнопкой мыши.
В квадратике появляется перекрестие, указывающее на то, что для этого стиля будет создана закладка. Обратите внимание, что уровень заголовка автоматически устанавливается на 1. Это иерархический уровень заголовка
PDF.
5 Наведите указатель мыши на пустой квадратик в столбце Bookmarks (Закладки) напротив стиля
Chamberg Heading и щелкните на нем кнопкой мыши.
Снова в квадратике появляется перекрестие, указывающее, что и для данного стиля будет создана закладка. Опять обратите внимание, что для этой закладки автоматически установился уровень 1. Однако уровень этого заголовка должен быть ниже, чем уровень основного заголовка,
«About the Wines» (О винах). Поэтому сейчас мы изменим эту установку уровня с тем, чтобы вложенные закладки документа
PDF образовывали корректную иерархию.
6 Щелкните мышью на цифре 1 в столбце Level (Уровень) напротив стиля Chamberg Heading
и выберите в раскрывающемся меню значение 2. Смена уровня с 1 на 2 устанавливает эти закладки подчиненными закладке первого уровня,
«About the Wines» (О винах).
7 Щелкните мышью на кнопке ОК, чтобы принять настройки и закрыть диалог.
Все ваши настройки на вкладке Bookmarks (Закладки) применяются только для преобразования документов
Word.
Преобразование комментариев Word в примечания PDF
При преобразовании документа Word в документ Adobe PDF следует избегать потери комментариев, вставленных в документ Word. Тогда после преобразования документа Word в документ
PDF вы сможете использовать комментарии в документе Word в процессе циркулярного просмотра документа
PDF. (Циркулярный просмотр документов PDF мы обсудим в Уроке 8, специально посвященном этому вопросу).
Сейчас мы настроим программу PDFMaker так, что комментарий в вашем документе Word преобразуется в примечание в документе
Adobe PDF.
Прежде всего мы скроем комментарии в документе Word, чтобы не загромождать страницу документа
Adobe PDF. (Если вы не скроете комментарии, изображение комментария появится на странице
PDF в дополнение к примечанию Acrobat, которое соответствует комментарию Word).
1 В меню приложения Word выберите команду View * Markup (Вид * Примечания), чтобы скрыть комментарий Word. (В зависимости от используемой операционной системы эта команда может быть недоступной).
2 В строке меню приложения Word выберите команду Adobe PDF * Change Conversion Settings
(Adobe PDF » Изменить параметры преобразования).
3 В диалоге Acrobat PDFMaker щелкните мышью на вкладке Word и убедитесь, что флажок
Convert Comments to Notes (Преобразовать комментарии в примечания) установлен.
4 Как видно в поле Comments (Комментарии), вам нужно включить в документ
PDF только один комментарий Word. Убедитесь, что прямоугольник в столбце
Include (Включить) помечен крестиком.
5 Чтобы изменить цвет примечания в документе Adobe PDF, щелкайте мышью на столбце
Color (Цвет), циклически меняя цвет комментария, и выберите нужный цвет из нескольких предлагаемых вариантов. Мы выбрали синий цвет.
6 Для автоматического открытия примечания в документе PDF щелкните мышью на прямоугольнике в столбце
Notes Open (Открыть примечания). Впоследствии, при желании, вы всегда сможете закрыть примечание в документе
PDF.
Задайте цвет примечаний в документе Adobe PDF и укажите, должны ли они автоматически открываться
Все ваши настройки на вкладке Word применяются только для преобразования документов приложения Word.
Далее в этом уроке мы познакомимся с примечанием Adobe PDF, созданным из комментария Word. Однако сначала займемся тем, что ограничим доступ к документу
PDF для его просмотра.
Защита файла Adobe PDF
Для защиты документов Adobe PDF можно использовать несколько способов. Чтобы предотвратить открытие, изменение и даже печать документа, вы можете защитить свой документ паролем. Кроме того, можно ограничить доступ к документу
PDF пользователям, заранее занесенным в список. Наконец, можно сертифицировать статус документа.
В этом уроке мы защитим свой документ паролем, чтобы предотвратить открытие этого документа неавторизованными пользователями.
1 В диалоге Acrobat PDFMaker щелкните мышью на вкладке Security (Безопасность) и просмотрите параметры защиты, которые можно применить к создаваемому вами документу
PDF.
Как видите, создаваемый документ Adobe PDF никак не защищен. Но так как данная копия документа предназначена только для внутреннего просмотра, следует защитить документ паролем, и тогда этот документ смогут открывать только пользователи, знающие пароль. Такая мера защиты сводит к минимуму вероятность преждевременной публикации документа.
2 Установите флажок Require a Password to Open the Document (Требовать пароль для открытия документа). При установке флажка в прямоугольнике появляется галочка.
Установите параметры защиты документа Adobe PDF
Теперь установите пароль на открытие документа.
3 В текстовое поле Document Open Password (Пароль для открытия документа) введите свой пароль. Мы ввели wine123. Ни в коем случае не забывайте пароль - вы будете использовать этот пароль совместно со своими коллегами, и без пароля они не смогут открыть документ.
Теперь ознакомьтесь с общими параметрами преобразования.
4 Щелкните мышью на вкладке Settings (Настройки).
Прежде, чем вы сможете просмотреть общие параметры преобразования, вам придется повторно ввести только что заданный пароль.
5 Введите еще раз свой пароль; мы ввели wine123. Закройте диалог подтверждения пароля щелчком мыши на кнопке
ОК.
Подробнее вопросы защиты обсуждаются в Уроке 11, где рассмотрены вопросы создания цифровых подписей и безопасности.
О паролях и зашите документа
Авторы документов Adobe PDF могут защищать их паролями, ограничивающими открытие, печать или редактирование документа. Документы
PDF, на доступ к которым наложено такое ограничение, называют документами с ограниченным доступом. Можно усилить защиту документа, воспользовавшись такими методами:
Ограничение на открытие, редактирование и печать документа. (Просмотрите тему «Adding passwords and setting security options» (Назначение паролей и установка параметров защиты) в полной справке по программе Acrobat 6.0). Ограничение доступа к документу PDF для заранее созданного списка пользователей. Процесс определения пользователей, которым позволено редактировать документ PDF, называют шифрованием. (Просмотрите тему «Encrypting PDF files for a list of recipients» (Шифрование файлов PDF для списка получателей) в полной справке по программе Acrobat 6.0). Сертификация документа PDF. Если документ сертифицирован, то его редакторская правка ограничивается. (Просмотрите тему «Certifying a document» (Сертификация документа) в полной справке по программе Acrobat 6.0). Изменение параметров разрешений на доступ к видеофильмам и аудио клипам. (Просмотрите тему «Setting Trust Manager preferences» (Установка параметров защиты на вкладке Trust Manager (Диспетчер доверия) в диалоге Preferences (Настройки)) в полной справке по программе Acrobat 6.0).
Если кто-нибудь пришлет вам документ PDF с ограниченным доступом, для его открытия вам придется ввести пароль. Если документ зашифрован, вы не сможете его открыть без разрешения от создателя документа. Кроме того, параметры защиты документов с ограниченным доступом и сертифицированных документов позволяют запретить печать файлов или копирование информации в другие приложения. Поэтому, если вы не можете открыть документ
PDF или будете не в состоянии воспользоваться какими-либо средствами, вам придется связаться с автором документа
PDF.
Изменение параметров преобразования
Далее в этом уроке мы используем особый набор параметров преобразования, позволяющий создать файл меньшего размера. Это полезно для отсылки файла по электронной почте в качестве вложения. Однако в этой части урока вы используете установки преобразования, предлагаемые по умолчанию.
Параметры преобразования, задаваемые на вкладках Settings (Настройки) и,
Security (Безопасность) диалога Acrobat PDFMaker, действуют вплоть до их изменения. Например, если в процессе преобразования вы примените защиту паролем, то после преобразования обязательно следует отменить защиту паролем (сбросить флажок
Require a Password to Open the Document (Требовать пароль для открытия документа)) в диалоге
Acrobat PDFMaker. В противном случае эти параметры защиты будут применяться ко всем последующим преобразованиям.
1 В диалоге Acrobat PDFMaker щелкните мышью на стрелке возле меню Conversion Settings
(Параметры преобразования).
В этом меню перечислены наборы параметров преобразования, используемые для создания файлов
Adobe PDF. Для большинства пользователей достаточно этих предварительно заданных настроек-
High Quality (Высокое качество), Press Quality (Качество для печати),
Smallest File Size (Наименьший размер файла) и Standard (Стандартные). Если же вам нужны особые параметры преобразования, можно щелкнуть мышью на кнопке
Advanced Settings (Расширенные настройки), чтобы открыть диалог настроек
Adobe PDF. Задание особых параметров преобразования в файл Adobe PDF описывается в Уроке 5, в котором обсуждается настройка качества выходного файла Adobe PDF.
В этом меню также перечисляются все особые настройки, которые вы уже создали ранее.
Чтобы просмотреть описание заданных по умолчанию параметров преобразования, выделите имя набора параметров преобразования в меню Conversion Settings (Параметры преобразования). Возле информационного значка появится описание данного набора. Если текст описания превышает две строки, можно прокрутить его с помощью стрелок, направленных вверх и вниз.
Ниже меню Conversion Settings (Параметры преобразования) отображается описание каждого набора параметров преобразования, заданного по умолчанию
2 В раскрывающемся меню Conversion Settings (Параметры преобразования) выберите пункт
Standard (Стандартные).
3 Убедитесь, что флажок View Adobe PDF Result (Просмотреть конечный файл Adobe PDF) установлен. Если этот флажок установлен, то сразу по завершению преобразования автоматически запускается программа
Acrobat Standard, и отображает созданный файл PDF.
Убедитесь в установке флажка Enable Accessibility and Reflow with Tagged PDF (Разрешить доступ и переформатирование в размеченном файле PDF). Создание размеченных файлов PDF улучшает доступ к этим файлам.
4 Щелкните мышью на кнопке ОК, чтобы применить ваши настройки.
5 Теперь, когда вы задали параметры преобразования, вы готовы преобразовать свой файл Word в файл
Adobe PDF; однако сначала сохраните файл.
6 Выберите в меню команду File * Save (Файл * Сохранить), сохранив свою работу в папке
Lesson03\Win.
Преобразование файла Word
1 На панели инструментов приложения Word щелкните мышью на кнопке Convert to Adobe PDF (Преобразовать в Adobe PDF) (
2 В диалоге Save Adobe PDF File As (Сохранить файл Adobe PDF как) присвойте вашему файлу имя и сохраните его. Мы присвоили файлу имя
Our_Wines1.pdf и сохранили его в папке Lesson03\Win.
Ваш файл преобразуется в файл Adobe PDF. Ход преобразования отображается в окне сообщений Acrobat PDFMaker. Поскольку мы применили к документу защиту паролем для предотвращения открытия документа неавторизованными пользователями, документ не откроется автоматически. Для открытия документа придется ввести пароль, который мы задали ранее в этом разделе.
3 В диалоге Password (Пароль) введите свой пароль и щелкните мышью на кнопке ОК; мы ввели пароль wine123.
Программа Acrobat отображает ваш преобразованный файл. Обратите внимание на то, что комментарий Word преобразован в открытое примечание Adobe PDF.
4 Прочитав примечание, закройте его щелчком на кнопке закрытия.
5 Щелкните мышью на вкладке Bookmarks (Закладки) на панели навигации и обратите внимание, что в документе автоматически созданы закладки, сохраняющие иерархию документа
Word. Щелкните мышью на закладке Sparkling Wine (Игристое вино), чтобы перейти к тексту, соответствующему этой закладке.
6 Закончив просмотр файла, выберите в меню команду File * Close (Файл * Закрыть), чтобы сохранить и закрыть вашу работу.
7 Закройте программу Acrobat Standard, выбрав в меню команду File * Exit
(Файл * Выход).
8 В меню приложения Word выберите команду Adobe PDF * Change Conversion Settings
(Adobe PDF * Изменить параметры преобразования).
9 В диалоге Acrobat PDFMaker щелкните мышью на вкладке Security (Безопасность) и сбросьте флажок
Require a Password to Open the Document (Требовать пароль для открытия документа), чтобы отменить эту настройку, затем щелкните мышью на кнопке
ОК. Если не отключить этот параметр, то все документы, создаваемые впоследствии с помощью программы
Acrobat PDFMaker, будут требовать ввода пароля для их открытия.
10 Закройте приложение Microsoft Word.
Подробную информацию о преобразовании в файл PDF щелчком мыши на кнопке
Convert to Adobe PDF and Email (Преобразовать в Adobe PDF и отослать) ("Щ) можно найти в разделе «Преобразование и отсылка презентации PowerPoint». Использование кнопки
Convert to Adobe PDF and Send for Review (Преобразовать в Adobe PDF и отослать для просмотра) (
С помощью команды Create From Multiple Files (Создать из нескольких файлов) в программе Acrobat можно преобразовать в формат PDF несколько файлов Office различных типов и слить их в едином файле PDF. Подробнее этот процесс описывается в Уроке 4, где обсуждается преобразование в формат Adobe PDF файлов различных типов, а также в разделе «Самостоятельная работа» в конце этого урока.
Преобразование и отсылка презентации PowerPoint
Презентации PowerPoint являются эффективным средством отсылки сообщений, однако отнюдь не везде и не у всех могут иметься в наличии системы с установленным приложением Microsoft PowerPoint. Более того, некоторые люди, которым вы хотите показать свою презентацию, могут вовсе не иметь этой программы. Преобразование презентации PowerPoint в документ
Adobe PDF позволит вам проводить презентации на любых системах, где установлена бесплатная программа Adobe Reader. Вы также сможете отсылать свои презентации любому пользователю, у которого установлена программа Adobe Reader. Они будут просматривать ваши презентации сразу же, как только вы их создадите. В файле
PDF все переходы страниц презентации остаются на месте.
В этом разделе урока вы преобразуете презентацию PowerPoint в файл Adobe PDF
и пошлете ее по электронной почте, даже не закрывая свое приложение PowerPoint.
Если в вашей системе не установлено приложение PowerPoint, вы можете использовать кнопку Convert to Adobe PDF and Email (Преобразовать в Adobe PDF и отослать) в приложении Word, чтобы преобразовать и отослать файл Our_Wines.doc. Откройте файл Our_Wines.doc в приложении Word, опустите раздел «О файле приложения PowerPoint» и переходите сразу к разделу «Проверка параметров преобразования».
О файле приложения PowerPoint
1 Запустите приложение Microsoft PowerPoint.
2 В меню приложения PowerPoint выберите команду File * Open
(Файл * Открыть). В папке Lesson03\Win выделите файл Welcome.ppt и щелкните мышью на кнопке
Open (Открыть). Затем выберите в меню команду File * Save As (Файл * Сохранить как), присвойте файлу имя
Welcomel.ppt и сохраните в папке Lesson03\Win.
Прежде всего, просмотрите презентацию PowerPoint.
3 Выберите в меню команду View * Slide Show (Вид * Показ слайдов).
4 Нажмите клавишу Enter. чтобы перейти ко второй странице.
Вначале обратите внимание, что к презентации применен переход страницы.
Кроме того, в карте на второй странице обратите внимание на влетающие ядра и указания стран, которые покупают вина. Все эти элементы появятся и в файле
Adobe PDF, который вы создадите. (Анимация с влетающими ядрами не сохранится, но вся остальная информация останется).
В файле PDF сохраняется вся информация исходной презентации
5 Нажмите клавишу Esc, чтобы вернуться к обычному виду PowerPoint.
Проверка параметров преобразования
Сначала следует проверить, насколько нам подходят заданные по умолчанию настройки преобразования в файл Adobe PDF.
1 Выберите в меню команду Adobe PDF * Change Conversion Settings (Adobe PDF * Изменить параметры преобразования).
2 Когда ранее в этом уроке вы преобразовывали в формат PDF файл Word, диалог
Acrobat PDFMaker состоял из четырех вкладок- Settings (Настройки),
Security (Безопасность), Word и Bookmarks (Закладки). В приложении PowerPoint этот диалог состоит только из двух вкладок-
Settings (Настройки) и Security (Безопасность).
3 В диалоге Acrobat PDFMaker щелкните мышью на вкладке Security (Безопасность).
Для данного преобразования не установлено никакой защиты - и это правильно, ведь сейчас мы хотим, чтобы файл
PDF мог открыть и просмотреть любой желающий. Но если вы захотите установить защиту, можно сделать это точно так же, как описано в разделе «Защита файла Adobe PDF».
4 Щелкните мышью на вкладке Settings (Настройки).
Поскольку мы собираемся рассылать презентацию множеству людей, желательно, чтобы размер этого файла был минимальным.
5 Щелкните мышью на стрелке возле надписи Conversion Settings (Параметры преобразования), чтобы открыть это меню, и выберите пункт Smallest File Size (Наименьший размер файла).
Выберите предварительно заданную настройку преобразования, которая обеспечивает создание файла PDF наименьшего размера
Если вам потребуется настроить параметры преобразования, щелкните мышью на кнопке
Advanced Settings (Расширенные настройки). Подробнее задание особых настроек преобразования обсуждается в разделе Урока 5, посвященном настройке качества выходного файла
Adobe PDF.
Для всех прочих параметров преобразования мы используем значения, предлагаемые по умолчанию.
Убедитесь, что флажок Enable Accessibility and Reflow with Tagged PDF (Разрешить доступ и переформатирование в размеченном файле PDF) установлен. Создание размеченных файлов PDF улучшает доступ к этим файлам.
6 Щелкните мышью на кнопке ОК, чтобы применить настройки и закрыть диалог.
Преобразование и отсылка презентации
Теперь мы готовы одним шагом преобразовать презентацию PowerPoint в файл Adobe PDF и отослать этот файл по электронной почте.
1 На панели инструментов приложения PowerPoint щелкните мышью на кнопке Convert to Adobe PDF and Email
(Преобразовать в Adobe PDF и отослать) (
2 В диалоге Save Adobe PDF File As (Сохранить файл Adobe PDF как) щелкните мышью на кнопке
Save (Сохранить), чтобы сохранить файл под именем Welcome1.pdf в папке Lesson03\Win.
Ход процесса преобразования в файл Adobe PDF отображается в окне прогресса.
Далее автоматически открывается ваше стандартное почтовое приложение, и созданный документ
Adobe PDF присоединяется как вложение к новому сообщению. Нам остается только заполнить сведения о получателе и ввести текст сообщения.
3 В открывшемся окне почтового приложения для создания нового сообщения введите информацию о получателях, укажите тему сообщения и, при желании, текст сообщения. В тестовых целях вы можете послать сообщение самому себе.
4 Подготовив сообщение к отсылке, щелкните мышью на кнопке Send (Отослать) или
Send Message (Послать сообщение).
Это все, что надо сделать. Вы создали PDF-версию вашей презентации PowerPoint и отослали ее по электронной почте, даже не выходя из приложения PowerPoint. Кроме того,
PDF-версия вашей презентации сохранена на жестком диске. Сейчас мы проверим созданный файл
PDF.
5 Если вы отослали файл PDF самому себе, откройте свое почтовое приложение, затем откройте вложенный файл
PDF. Если вы не отсылали самому себе файл PDF, то щелкните мышью дважды на файле
Welcome1.pdf в папке Lesson03\Win.
6 Если нужно, щелкните мышью на кнопке Single Page (Одна страница) (
) и Previous Page (Предыдущая страница) (
Далее в Уроке 13, посвященном подготовке презентаций, будет описано создание файла
PDF, который открывается в полноэкранном режиме, и тогда ваши файлы PDF будут выглядеть в точности такими же, как исходная презентация PowerPoint.
7 Закончив просмотр файла Welcome1.pdf, закройте этот файл и выйдите из программы Acrobat Standard.
8 Закройте файл Welcome1.ppt и выйдите из приложения PowerPoint.
Преобразование документа Excel и запуск его просмотра
В предыдущем разделе вы могли убедиться, насколько легко можно создать файл PDF из приложения Microsoft Office и разослать его друзьям и коллегам, даже не покидая приложение Microsoft Office. В этом разделе мы создадим файл
PDF из документа Excel и запустим формальный процесс просмотра, в котором файл
PDF рассылается по электронной почте избранным рецензентам. Помимо управления процессом рассылки, программа Acrobat предоставляет мощные инструменты управления процессом просмотра и комментирования документа, повышающие эффективность просмотра.
Если в вашей системе не установлено приложение Excel, вы можете использовать кнопку
Convert to Adobe PDF and Email (Преобразовать в Adobe PDF и отослать) в приложении Word, чтобы преобразовать и запустить просмотр сообщений электронной почты с вложенным файлом
Our_Wines.doc. Откройте файл Our_Wines.doc в приложении Word и сразу переходите к разделу «Проверка параметров образования».
О файле Excel
1 Запустите приложение Microsoft Excel.
2 В меню приложения Excel выберите команду File * Open (Файл * Открыть). Выделите файл
Projections.xls, расположенный в папке Lesson03\Win, и щелкните мышью на кнопке
Open (Открыть). Затем выберите в меню команду File * Save As (Файл* Сохранить как), присвойте файлу имя
Projections1.xls и сохраните его в папке Lesson03\Win.
3 На панели инструментов Excel измените значение масштаба с 50% на 100%.
Теперь просмотрите файл Excel. Обратите внимание, что первый лист содержит оценку роста оптовых цен для торговли красными винами.
4 Щелкните мышью на ярлычке Sheet 2 (Лист 2) внизу электронной таблицы Excel. Во втором листе показана оценка роста оптовых цен для белых вин. При создании файла
PDF вам придется преобразовывать оба листа книги.
Преобразование всей рабочей книги
Если вы преобразуете файл Excel в файл Adobe PDF простым щелчком мыши на кнопке
Convert to Adobe PDF (Преобразовать в Adobe PDF) на панели инструментов Excel, то в формат
Adobe PDF преобразуется только активный рабочий лист. Если же вам нужно преобразовать в формат
Adobe PDF все рабочие листы в книге, вы должны выбрать команду Convert Entire Workbook (Преобразовать всю книгу).
Размер вашей рабочей книги Excel автоматически установится по размеру печатной страницы принтера, так что вам не стоит заботиться о задании особого размера страницы.
Выберите в меню команду Adobe PDF * Convert Entire Workbook (Adobe PDF * Преобразовать всю книгу). При выборе этой команды возле пункта меню
Convert Entire Workbook (Преобразовать всю книгу) появляется галочка. (По умолчанию, эта команда отключена).
Проверка параметров преобразования
Настройки программы Acrobat PDFMaker для преобразования файлов Excel выполняются точно так же, как настройки приложений Word и PowerPoint.
1 Выберите в меню команду Adobe PDF * Change Conversion Settings (Adobe PDF * Изменить параметры преобразования).
2 В меню Conversion Settings (Параметры преобразования) диалога Acrobat PDFMaker выберите команду
Smallest File Size (Наименьший размер файла), поскольку вы намерены разослать файл
PDF по электронной почте.
Для дополнительной настройки параметров преобразования щелкните мышью на кнопке
Advanced Settings (Расширенные настройки). Установка особых параметров преобразования подробнее рассматривается в Уроке 5, где мы обсудим настройку качества выходного файла
PDF.
Для всех остальных параметров преобразования следует использовать значения, которые устанавливаются по умолчанию.
Убедитесь, что флажок Enable Accessibility and Reflow with Tagged PDF (Разрешить доступ и переформатирование в размеченном файле PDF) установлен (то есть параметр задан). Если вы создадите размеченный файл PDF, то вам будет легче копировать табличные данные из файла PDF обратно в приложения электронных таблиц. Подробнее этот вопрос обсуждается в разделе «Самостоятельная работа». Кроме того, доступ к размеченному файлу PDF облегчается.
Сейчас мы убедимся, что файл PDF никак не защищен.
3 В диалоге Acrobat PDFMaker щелкните мышью на вкладке Security (Безопасность).
Как видите, к преобразованному файлу PDF не применяется никакой защиты, и это совершенно правильно, поскольку вам нужно, чтобы любой человек мог открыть и просмотреть ваш файл
PDF. Если вы все же хотите применить защиту, поступите точно так же, как написано выше в разделе «Защита файла
Adobe PDF».
4 Щелкните мышью на кнопке ОК, чтобы применить параметры преобразования и закрыть диалог.
Теперь преобразуйте файл Excel и разошлите его для просмотра.
Запуск просмотра по электронной почте
Если вы отсылаете файл по электронной почте для просмотра щелчком мыши на кнопке
Convert to Adobe PDF and Send for Review (Преобразовать в Adobe PDF и отослать для просмотра) (
Кроме того, вы можете использовать команду Review Tracker (Отслеживание просмотра), чтобы приглашать дополнительных рецензентов к просмотру вашего файла или рассылать напоминания уже имеющимся рецензентам. Подробнее использование программы Acrobat для просмотра и комментирования документов
PDF обсуждается в Уроке 8, специально посвященном этому вопросу.
1 Щелкните мышью на кнопке Convert to Adobe PDF and Send for Review (Преобразовать в Adobe PDF и отослать для просмотра) (
Прежде всего программа предложит вам сохранить файл.
2 В диалоге Save Adobe PDF File As (Сохранить файл Adobe PDF как) щелкните мышью на кнопке Save (Сохранить), чтобы сохранить файл в папке
Lesson03\ Win под именем Projections1 .pdf.
Ход преобразования документа Excel в файл Adobe PDF отображается в окне прогресса.
По окончанию преобразования автоматически запускается программа Acrobat.
Ваш документ Adobe PDF (в оболочке FDF) присоединяется как вложение к окну нового сообщения электронной почты. Вам остается только ввести информацию о получателях. Инструкции по участию в просмотре уже включены в тело сообщения электронной почты. При желании вы можете включить в него дополнительную информацию. Чтобы добавить личное послание, щелкните мышью в окне сообщения электронной почты, чтобы создать точку ввода, и введите свое сообщение.
3 Если вы щелкнули на кнопке Convert to Adobe PDF and Send for Review (Преобразовать в Adobe PDF и отослать для просмотра) впервые, то программа предложит вам ввести собственный адрес электронной почты. Введите этот адрес и щелкните мышью на кнопке
ОК. Именно на этот адрес к вам вернутся комментарии рецензентов.
4 Введите адрес электронной почты своего друга или коллеги в диалог Send for Review by Email
(Отослать по электронной почте для просмотра) и щелкните мышью на кнопке ОК. Программа Acrobat будет указывать этот адрес как обратный адрес в комментариях, направляемых вам обозревателями.
Процесс преобразования в файл Adobe PDF и рассылки для просмотра требует, чтобы отправитель и получатель работали в двух разных системах. Если вы отошлете сообщение самому себе, этот процесс будет работать некорректно.
5 Когда вы будете готовы отослать сообщение, щелкните мышью на кнопке Send (Отослать) и, следуя экранным инструкциям, завершите процесс отсылки сообщения.
6 Закройте файл Projections1 .xls и приложение Microsoft Excel.
Если у вас нет хотя бы одного участника рассылки, вы не сможете воспользоваться средствами просмотра по электронной почте. Рекомендуем поэкспериментировать с этой возможностью, когда у вас появится документ, который вы хотите предоставить своим коллегам для рецензирования.
Преобразование файла из Microsoft Outlook и создание вложения
В приложение Microsoft Outlook программа Acrobat Standard добавляет кнопку Attach as Adobe PDF (Вложить как файл Adobe PDF), которая позволяет преобразовывать файлы в формат
Adobe PDF и присоединять преобразованный файл к сообщению электронной почты без выхода из приложения Outlook. Кнопку
Attach as Adobe PDF (Вложить как файл Adobe PDF) вы можете увидеть только в окнах
New Mail (Создать письмо) или New Discussion (Начать дискуссию).
1 Откройте приложение Microsoft Outlook и щелкните мышью на кнопке New (Создать) (или выберите в меню команду
New * Mail Message (Создать * Сообщение)), чтобы открыть окно создания почтового сообщения.
Если в качестве внутреннего почтового редактора в программе Outlook используется Microsoft Word, то приложение Outlook 2000 не поддерживается.
2 На панели инструментов окна создания нового сообщения щелкните мышью на кнопке
Attach as Adobe PDF (Вложить как файл Adobe PDF). Открывается диалог Choose File to Attach as Adobe PDF (Выбор файла Adobe PDF для вложения).
3 Выберите файл Memo.txt в папке Lesson03\Win и щелкните мышью на кнопке
Open (Открыть).
Если файл данного типа невозможно преобразовать в файл Adobe PDF, появится предложение присоединить к письму неконвертированный файл. К поддерживаемым типам файлов относятся файлы Microsoft Office, PostScript, файлы изображений, текстовые файлы и файлы HTML.
4 В диалоге Save Adobe PDF File As (Сохранить файл Adobe PDF как) присвойте файлу имя
Memo.pdf и сохраните его в папке Lesson03\Win.
Появляется окно сообщения, в котором отображается ход преобразования. В зависимости от типа файла может произойти фоновый запуск программы, в которой создан этот файл. После окончания преобразования файла это приложение автоматически закрывается.
Исходный файл преобразуется в файл Adobe PDF, сохраняется в заданном местоположении в вашей системе, а копия этого файла
PDF присоединяется к окну создания сообщения Microsoft Outlook. Вам остается только ввести информацию
o получателях, напечатать текст письма и щелкнуть мышью на кнопке Send (Отослать).
5 Закончив, закройте приложение Microsoft Outlook.
Преобразование Web-страниц из Internet Explorer
На панель инструментов Internet Explorer (версий 5.0.1 и позднейших) программа Acrobat добавляет кнопку и меню, которые позволяют преобразовать в формат
Adobe PDF текущую страницу Web, или преобразовать и сразу напечатать эту страницу с помощью всего лишь одной простой операции. При печати Web-страницы, преобразованной в файл
Adobe PDF, страница переформатируется до размера стандартной печатной страницы принтера, и к ней добавляются логические разрывы страниц. И можете не сомневаться - ваша печатная копия будет содержать всю информацию, которую вы видели в Web-странице па экране.
Подробности преобразования Web-страниц из приложения Internet Explorer можно найти в Уроке б, специально посвященном этой теме.
Самостоятельная работа
Вы можете копировать материалы из файлов PDF и использовать их в других приложениях почти так же легко, как преобразовывать файлы этих приложений в формат
Adobe PDF. В этой факультативной части урока вы можете на практике убедиться, насколько легко можно скопировать таблицу в файле
PDF и вставить ее как редактируемую страницу в электронную таблицу Excel. Столь же просто, буквально одним шагом, вы можете преобразовать в формат
PDF и объединить в единый файл Adobe PDF несколько файлов Word, PowerPoint и Excel.
Экспорт таблиц из файлов PDF
Вы можете копировать и вставлять таблицы из размеченного файла PDF в приложения электронных таблиц, например, Excel. Ранее в этом уроке (раздел «Преобразование документа Excel и запуск его просмотра») вы преобразовали в файл
PDF рабочую книгу Excel. Сейчас вы воспользуетесь этим файлом PDF и убедитесь, насколько просто можно копировать таблицы из файлов
PDF и вставлять их обратно в приложения электронных таблиц.
1 В программе Acrobat Standard перейдите в папку Lesson03\Win и откройте двойным щелчком файл
Projections! .pdf.
2 На панели инструментов приложения Acrobat щелкните мышью на стрелке возле инструмента
Select Text (Выделение текста) (
).
3 Щелкните мышью где-нибудь в таблице на первой странице файла PDF. Содержимое таблицы выделяется подсветкой, а вся таблица заключается в ограничивающий прямоугольник.
Если вы не можете выделить таблицу щелчком на ней, щелкните на этой таблице правой кнопкой мыши и убедитесь, что команда Select Table Uses Document Tags (Выделенная таблица содержит теги документа) не отмечена галочкой. Затем снова щелкните мышью на таблице.
4 Щелкните правой кнопкой мыши на выделенной таблице и в контекстном меню выберите команду Open Table in Spreadsheet (Открыть в электронной таблице).
Программа Acrobat автоматически запускает приложение Excel, затем копирует и вставляет таблицу в новую электронную таблицу.
С помощью команды Save Selected Table As (Сохранить выделенную таблицу как) в контекстном меню вы можете сохранить таблицу в файле другого формата. Поддерживаемые форматы файлов перечислены в меню
Save As Type (Тип файла) диалога Acrobat Save As (Сохранить файл Acrobat как).
5 Закончив, закройте новую электронную таблицу и выйдите из приложения Excel. Затем закройте файл Projections1.pdf.
Преобразование и объединение нескольких файлов Office
Как показано в этом уроке, вы можете преобразовывать файлы офисных приложений в файлы
Adobe PDF непосредственно из тех приложений Office, которые вы использовали для подготовки файлов. Но даже если вы используете несколько файлов Office, например, файл Word, файл PowerPoint и файл Excel, то и тогда можно преобразовать и объединить эти файлы в единый файл
Adobe PDF одним несложным действием.
1 В меню программы Acrobat выберите команду File * Create PDF * From Multiple Files
(Файл * Создать PDF * Из нескольких файлов).
2 В открывшемся диалоге щелкните мышью на кнопке Browse (Просмотр) под надписью Add Files
(Добавление файлов) и перейдите в папку Lesson03\Win.
3 Убедитесь, что в меню Files of Type (Типы файлов) выбран пункт All Supported
Formats (Все поддерживаемые форматы), затем нажмите клавишу Ctrl и щелчками мыши выделите файлы
Our_Wines.doc, Projections.xls и Welcome.ppt. Щелкните мышью на кнопке
Add (Добавить).
Вы можете переставлять файлы в окне Files to Combine (Объединяемые файлы), но в этом упражнении вы просто преобразуете файлы. Подробнее работа команды
Create PDF From Multiple Files (Создать PDF из нескольких файлов) описывается в
Уроке 4, который посвящен преобразованию в формат Adobe PDF файлов разных типов.
4 Щелкните мышью на кнопке ОК.
Программа Acrobat по мере надобности открывает и закрывает авторские приложения, преобразует файлы в формат
Adobe PDF и объединяет их в едином файле. Для облегчения работы с этим процессом можно сначала преобразовать эти файлы в формат
PDF, а затем объединить их по отдельности. Однако если вы работаете с множеством схожих и простых файлов, то удобнее создать единый файл
PDF из множества исходных файлов.
5 Программа Acrobat открывает объединенный файл PDF. Обратите внимание, что в документе Excel преобразовался только один лист электронной таблицы.
6 Закончив просмотр файла, закройте его без сохранения и выйдите из программы Acrobat.
Обзорные вопросы
1 Как с помощью программы PDFMaker преобразовать стили и заголовки документа Word в закладки документа Acrobat при преобразовании документов Word в файлы Adobe PDF?
2 Можно ли преобразовать в файл Adobe PDF всю рабочую книгу Excel?
3 Как защитить файл PDF, созданный из документа Microsoft Office?
Ответы на обзорные вопросы
1 Для преобразования заголовков и стилей документа Word в закладки файла PDF откройте диалог
Acrobat PDFMaker и убедитесь, что данные заголовки и стили отмечены для преобразования. С этой целью в меню приложения Microsoft Word выберите команду
Adobe PDF * Change Conversion Settings (Adobe PDF » Изменить параметры преобразования) и откройте вкладку Bookmarks (Закладки). Убедитесь, что нужные вам заголовки и стили отмечены галочкой.
2 Да. Перед преобразованием файла Excel в файл Adobe PDF в меню приложения Excel выберите команду
Adobe PDF * Convert Entire Workbook (Adobe PDF * Преобразовать всю книгу). Выбранная команда помечается галочкой.
3 Защита устанавливается в диалоге Acrobat PDFMaker. Прежде чем преобразовывать файл Microsoft Office в файл
Adobe PDF, в меню вашего приложения Microsoft Office выберите команду Adobe PDF * Change Conversion Settings
(Adobe PDF * Изменить параметры преобразования). Затем на вкладке Security (Безопасность) установите нужные параметры защиты.
