Введение в программу Acrobat Standard

Нынче во всем мире ширится число людей, стремящихся воспользоваться современными эффективными инструментами для публикации документов в Web и получить удобный доступ к Интернету и CD-рекордерам, чтобы без проблем распространять свои электронные публикации. Программа Acrobat Standard как раз и позволит вам быстро и легко создавать электронные документы, доступ к которым откроет бесплатная программа Adobe® Reader®,
В этом уроке вы займетесь следующими темами:  Ознакомитесь с основными средствами приложения Acrobat Standard.  Узнаете разницу между электронными документами, предназначенными для печати и онлайнового просмотра.  Узнаете, какие типы форматирования и конструкторские решения необходимо применять для создания электронных публикаций.

Выполнение урока займет около 30 минут.
Если нужно, скопируйте папку Lesson01 на свой жесткий диск.

Пользователи систем Windows должны разблокировать файлы уроков, прежде чем воспользоваться ими. Подробности можно найти во введении, в разделе, посвященном копированию файлов из компакт-диска книги.

О формате Adobe PDF

Формат Adobe PDF (Portable Document Format- Переносимый формат документов) является универсальным файловым форматом, который сохраняет все шрифты, форматирование, цвета и графику любого исходного документа независимо от того, в каком приложении и на какой платформе создавался этот исходный документ. Файлы Adobe PDF компактны, и любой пользователь бесплатной программы Adobe Reader может открывать к ним общий доступ, просматривать свои документы PDF и перемещаться по ним, а также печатать файлы PDF в точности такими, какими они были созданы.
Программа Acrobat Standard позволяет преобразовать любой документ в формат Adobe PDF.  Формат Adobe PDF сохраняет точную компоновку, шрифты и форматирование текста электронных документов, независимо от того, какая компьютерная система или платформа используется для просмотра этих документов.  Документы PDF могут содержать на одной странице тексты на нескольких языках, например, на японском и английском.  Документы PDF печатаются в заранее указанном виде, с надлежащими полями и разрывами страниц.  Файлы PDF можно защищать паролями, что позволяет запретить пользователям внесение нежелательных изменений или печать, либо ограничить доступ к конфиденциальным документам.  Элементы управления, имеющиеся в программах Acrobat Standard или Adobe Reader, позволяют просматривать страницы PDF при различных увеличениях. Это особенно полезно для просмотра графических изображений или диаграмм с мелкими деталями.

О программе Acrobat

Программа Acrobat Standard позволяет создавать документы PDF (Portable Document Format- Переносимый формат документов), работать с ними, а также читать и печатать эти документы.

Создание файла Adobe PDF

Метод создания файла Adobe PDF зависит от технологии вашей работы и используемых типов документов.  Для преобразования в формат Adobe PDF практически любых файлов, в том числе файлов, созданных в программах рисования, компоновки страниц и редактирования изображений, воспользуйтесь программой Distiller®.  Для преобразования в формат Adobe PDF файлов, созданных в приложениях Microsoft Office для Windows, воспользуйтесь программой Acrobat PDFMaker. Для этого достаточно щелкнуть мышью на кнопке Convert to Adobe PDF (Преобразовать в Adobe PDF) (  Чтобы быстро преобразовать файлы многих форматов в файл Adobe PDF, a затем открыть их в программе Acrobat, воспользуйтесь командами меню, которое раскрывается при щелчке мышью на кнопке Create PDF (Создать PDF).  Чтобы создать файл Adobe PDF напрямую из обычных авторских приложений, воспользуйтесь командами вывода на печать, предусмотренными в этих приложениях.  Отсканируйте бумажные документы и преобразуйте их в формат Adobe PDF.  С помощью команды Create PDF from Web Page (Создать PDF из Web-страницы) вы можете загружать Web-страницы и преобразовывать их в формат Adobe PDF.

В Уроках 3, 4 и 6 вы найдете пошаговые инструкции по преобразованию файлов различных типов в формат Adobe PDF некоторыми из этих методов.

Работа с файлами PDF

Работать с файлами PDF очень легко.  Для повышения эффективности онлайнового просмотра документов используйте гиперссылки, электронные закладки и различные действия страниц. (В Уроке 7 мы рассмотрим модифицирование файлов PDF, в Уроке 9 обсудим размещение файлов PDF в сети, а Урок 10 посвятим оптимизации онлайновых документов).  Новые мощные инструменты позволяют повторно использовать содержимое документов в других приложениях. Так, вы можете сохранить текст документа PDF в файле другого формата, извлечь из файла PDF изображение и сохранить его в файле графического формата, вы можете даже преобразовать в графический файл весь документ PDF. (Модифицирование файлов PDF обсуждается в Уроке 7).  Встроенные или дополнительные средства безопасности позволяют надежно защищать конфиденциальные документы PDF, препятствуя пользователям копировать текст и графику, печатать документы и даже просто открывать файлы. Например, если вам нужно одобрить содержимое и формат документа, то вы можете подписать его своей цифровой подписью. (Цифровыми подписями и защитой мы займемся в Уроке 11).  По ходу просмотра электронного документа вы можете добавлять в него свои комментарии и файлы, а также делать пометки в тексте. (Просмотру документов посвящен Урок 8).  Вы можете заполнять электронные формы и добавлять в документы поля цифровой подписи. (О заполнении форм речь пойдет в Уроке 12).  Вы можете преобразовать свои рисунки в формат Adobe PDF и создать собственное «слайд-шоу», а затем наслаждаться его просмотром в кругу друзей и близких. (Работу с рисунками и изображениями мы рассмотрим в Уроке 14).

Чтение файлов PDF

Для чтения документов PDF можно воспользоваться программами Acrobat Standard, Acrobat Professional или Adobe Reader. Документы PDF можно публиковать в локальной сети, на Web-серверах, на компакт-дисках или дискетах.
Программу Adobe Reader для любой платформы можно бесплатно загрузить с Web-сайта компании Adobe по адресу www.adobe.com. Если вы хотите прочитать документ PDF, но еще не приобрели программу Acrobat Standard или Acrobat Professional, то можете воспользоваться программой Adobe Reader.

Работа с файлами Adobe PDF в сети Web

Сеть World Wide Web значительно расширила возможности рассылки электронных документов для обширной и разнообразной аудитории. Поскольку браузеры Web можно конфигурировать так, чтобы запускать в окне браузера другие приложения, то вы можете рассылать файлы PDF как часть Web-сайта. Затем ваши пользователи смогут загружать или просматривать эти файлы в окне браузера, используя программу Adobe Reader.
Если вы включаете файл PDF в свою Web-страницу, то вы должны направлять своих пользователей на Web-сайт Adobe, чтобы при первом просмотре документа PDF они могли бесплатно загрузить программу Adobe Reader.
Документы PDF можно просматривать и печатать, постранично загружая их из Web. При постраничной загрузке Web-сервер отсылает пользователю только запрошенные страницы, что снижает время загрузки. Кроме того, пользователь может легко напечатать отобранные страницы или все страницы документа. Формат PDF весьма удобен для публикации в Web длинных электронных документов. Документы PDF печатаются в предсказуемом виде, с надлежащими полями и разрывами страниц.
Вы можете загрузить и преобразовать Web-страницы в формат Adobe PDF, что облегчит вам сохранение, распространение и печать этих Web-страниц.

Несколько примеров файлов PDF

Публикация документов в электронной форме служит гибким и универсальным методом распространения информации. В формате Adobe PDF вы можете создавать документы для печати, для мультимедийных презентаций, для распространения на компакт-дисках или по сети. В этом уроке вы просмотрите несколько электронных документов, предназначенных для печати на бумаге, и несколько других документов, предназначенных для онлайнового чтения.
1 Запустите программу Acrobat Standard.
2 Выберите в меню команду File | Open (Файл | Открыть). Выделите файл lntroduc.pdf в папке Lesson01 и щелкните мышью на кнопке Open (Открыть). Если нужно, используйте полосы прокрутки для просмотра нижней части страницы.

Рисунки на этой странице связаны ссылками с соответствующими электронными документами. Верхние три рисунка связаны с документами, предназначенными для распространения и просмотра в электронной форме; три нижних рисунка связаны с документами, предназначенными для онлайнового распространения, но их можно также напечатать для чтения.
3 Щелкните мышью на виде Schedule (Расписание) в нижнем ряду, чтобы открыть соответствующий файл PDF.
Данный документ представляет собой график выполнения работ, который был преобразован в формат Adobe PDF для удобства распространения в электронной форме.
4 Взгляните на строку состояния в нижней части окна документа. Слева внизу указано, что страница имеет стандартный размер (8,5 на 11 дюймов), который подходит для печати на настольном принтере.

Вы можете бегло просмотреть график работ в онлайновом режиме, но если для удобства справки вам хочется всегда держать документ под рукой, вы можете напечатать его твердую копию.
5 Щелкните мышью на кнопке Previous View (Предыдущий вид) (
Другим примером публикации, предназначенной для печати, является файл Documentation (Документация). Это обширный текстовый документ, и его намного легче читать в формате для печати, а не в онлайновом режиме.
6 Щелкните мышью на рисунке Documentation (Документация) в нижнем ряду, чтобы просмотреть файл, затем щелкните мышью на кнопке Previous View (Предыдущий вид), чтобы вернуться к исходному документу.

7 В верхнем ряду щелкните мышью на рисунке Slide Show (Слайд-шоу), чтобы открыть этот документ.

Этот документ представляет собой маркетинговую презентацию и предназначен для просмотра на экране. Обратите внимание на то, что презентация открывается в полноэкранном режиме, занимая всю доступную область монитора.
8 Пролистайте страницы презентации, нажимая клавишу Enter или Return. Как видите, чтобы усилить привлекательность презентации при показе на экране, авторы применили цветную графику, крупный шрифт и горизонтальную ориентацию страниц.
Характер вывода изображений в полноэкранном режиме определяется настройками предпочтений программы Acrobat Standard. Например, вы можете задать промежуток времени (в секундах), в течение которого страница документа будет отображаться на экране.
9 Нажмите клавишу ESC, чтобы выйти из режима полноэкранного просмотра.
10 Щелкайте мышью на кнопке Previous View (Предыдущий вид) до тех пор, пока не вернетесь к просмотру документа Ilntroduc.pdf.
К другим примерам документов, которые удобно, и даже предпочтительно, просматривать на экране, относятся онлайновые справочные издания и электронные каталоги. Электронные публикации предоставляют пользователям интуитивно понятные средства навигации, например, гипертекстовые ссылки, которые очень удобны для публикаций, предназначенных для просмотра либо в качестве подручного справочника.

Проектирование документов для онлайнового просмотра

Определившись с конечным форматом документа для своей публикации, приступайте к поиску таких конструктивных решений, которые сделают вашу публикацию привлекательной и простой в использовании. Даже если вы просто преобразуете в электронный формат бумажный документ, то выгоды от переделки конструкции обязательно перевесят стоимость этой работы. Если же ваша публикация предназначена и для просмотра на экране, и для печати, то вам придется приспосабливать дизайн под особые требования для каждого из этих просмотров.
Сейчас вы увидите документ, который спроектирован для онлайнового просмотра, но для детального ознакомления должен быть напечатан.
1. В файле Introduc.pdf щелкните на рисунке Brochure (Брошюра) внизу страницы, чтобы открыть соответствующий документ.

Этот документ представляет собой печатную брошюру, которая без всяких изменений была преобразована в электронный формат. Преобразование документа в формат Adobe PDF служит дешевым и простым способом его публикации. Кроме того, вы сможете использовать в преобразованном документе такие средства, как гипертекстовые ссылки, которые облегчают и делают интуитивно понятной навигацию по брошюре при онлайновом просмотре.
2. Если нужно, щелкните мышью на кнопке Fit Page (По странице) (), чтобы пролистать страницы брошюры.
Обратите внимание, что хотя онлайновая брошюра полезна для беглого просмотра и печати отдельных страниц, все же она мало пригодна для чтения с экрана. Длинные и узкие страницы не годятся для показа на экране, а мелкие изображения и шрифты быстро утомляют глаза читателей.
Теперь просмотрим эту же брошюру в перестроенном виде, оптимизированном для онлайнового чтения. Темы в брошюре реорганизованы в последовательность пложённых тематических экранов, связанных ссылками, которые направляют читателя по документу.
3 Щелкайте мышью на кнопке Previous View (Предыдущий вид) (
4 Если нужно, щелкните мышью на кнопке Fit Page (По странице), чтобы видеть страницу целиком.
Обратите внимание, что горизонтальная ориентация страницы хорошо подходит для просмотра на мониторе.
5 Щелкните мышью на надписи About the Park (О парке), чтобы активировать эту ссылку.

Появляется страница с темой About the Park (О парке) со списком дополнительных тем. Обратите внимание, насколько легче просматривать этот документ по сравнению с онлайновой брошюрой - и все благодаря более крупным изображениям и шрифтам.
Заметьте также, что в этой публикации использован шрифт без засечек. Такие шрифты имеют более простые и ясные очертания, чем шрифты с засечками, и это облегчает чтение с экрана.
6 Щелкните мышью на надписи Flora & Fauna (Флора и фауна), чтобы перейти по ссылке на страницу с этой темой. Затем щелкните на надписи Lowland Forest (Лес в долине), чтобы просмотреть экран с конкретной информацией об Olympic Elk (Олимпийский лось), который обитает в этом регионе.

Обратите внимание, что страницы оригинальной брошюры были перестроены так, чтобы приспособить их под навигационную структуру, основанную на модульных элементах, подобранных по размеру экрана.
Соображения, которыми следует руководствоваться при форматировании экранных публикаций - шрифты, размер страниц, структура, цвет и разрешение -точно такие же, как и при подготовке публикаций других типов. Однако каждый элемент следует заново оценить с точки зрения особенностей экранного просмотра. Например, в традиционных публикациях выбор таких элементов, как цвет или разрешение, вынуждают искать компромисс между качеством и ценой. В электронной же публикации от вас может потребоваться дополнительный компромисс между качеством и размером файла. После того, как вы решите, какие элементы страницы для вас важны, вы должны выбрать такие инструменты и формат публикации, которые будут наилучшим образом поддерживать выбранные вами элементы.
7 Щелкайте мышью на кнопке Previous View (Предыдущий вид), пока не вернетесь к просмотру файла Introduc.pdf.
8 Щелкните мышью на рисунке Online Booklet (Онлайновый буклет) и просмотрите еще один пример документа PDF, спроектированного для онлайнового просмотра.

9 Выберите в меню команду Window | Close All (Окно | Закрыть все), чтобы закрыть все открытые файлы PDF.
В этом уроке вы познакомились с несколькими электронными документами, которые проектировались в разных форматах и предназначались для разных целей. Далее в этой книге вы научитесь самостоятельно создавать и форматировать электронные документы.

Обзорные вопросы

1 Опишите несколько функциональных средств программы Acrobat 6.0 Standard.
2 Чем электронный документ, предназначенный для печати, отличается от документа, оптимального для онлайнового просмотра?
3 Какое оборудование и программное обеспечение нужно для просмотра документов PDF?
4 Какого рода мультимедийные средства можно использовать для распространения документов PDF?
5 Какие шрифты или гарнитуры шрифтов, а также размеры шрифтов лучше всего подходят для экранного просмотра?

Ответы на обзорные вопросы

1. Программа Acrobat 6.0 Standard используется для создания, модифицирования, печати и просмотра документов PDF. Помимо всего прочего, программа Acrobat позволяет добавлять в документы PDF гиперссылки, электронные закладки и действия страниц. Вы можете также устанавливать защиту паролями, препятствующую пользователям копировать текст и графику, печатать документ, и даже вообще открывать файл. Вы имеете возможность подписывать документ цифровыми подписями, добавлять в него комментарии, файлы и размечать текст, а также добавлять в существующие документы поля для подписи.
2. Электронные документы, предназначенные для печати на бумаге, обычно имеют больший объем и насыщенность текстовой информацией. Документы, оптимальные для просмотра в онлайновом режиме, необходимо перестраивать для наилучшего отображения на экране монитора; они могут содержать больше графики и экранных средств навигации.
3. Документы PDF можно просматривать в компьютерных системах Windows, Mac OS или UNIX. Кроме самого компьютера, для просмотра документов PDF вы должны установить программу Adobe Reader, Acrobat Standard или Acrobat Professional.
4. Документы PDF можно распространять на дискетах, компакт-дисках, по электронной почте, по корпоративным интрасетям или по World Wide Web. Кроме того, вы можете печатать документы PDF и распространять их в печатном виде.
5. Яснее всего на экране отображаются крупные шрифты или гарнитуры с простыми, отчетливыми формами. Шрифты без засечек подходят лучше, чем шрифты с засечками, поскольку последние содержат декоративные элементы, более уместные для печатной страницы.

---

---